Korzystanie z usług księgowej przy prowadzeniu działalności gospodarczej jest konieczne, zwłaszcza jeśli w jej ramach prowadzi się księgi rachunkowe. Mimo, że swoje finanse powierza się wykwalifikowanej osobie, bywa, że pojawiają się błędy w
rozliczeniach.
Dlatego bardzo ważne jest wybranie biura księgowego, które w swojej pracy posiłkuje się najlepszymi programami księgowymi, co umożliwia wykrycie w porę ewentualnych błędów i uniknięcie konsekwencji prawnych i finansowych.
Błędy w dokumentacji źródłowej oraz dowodach księgowych i ich korygowanie
Najczęściej błędy księgowe pojawiają się w dokumentacji źródłowej, pierwotnej lub wtórnej. Dotyczy to braku podpisu wystawiającego czy braku daty, a także błędnych kwot czy błędnego numeru rachunku bankowego.
Zdarza się również nieprawidłowe zakwalifikowanie dokumentu do okresu sprawozdawczego czy w ogóle brak dokumentów księgowych, które powinny znaleźć się w dokumentacji źródłowej. Jeśli pojawiły się błędy w zapisie numeru konta czy kwot księgowa nie może ich wybielać, przerabiać ani wymazywać.
Dokonuje przekreślenia kwoty w programie i zapisu pod spodem prawidłowych danych liczbowych, przy których musi znaleźć się data i podpis, co regulują przepisy ustawy o rachunkowości. Dokument pierwotny powinien zawierać sprostowanie, jeśli pojawiły się w nim błędy. Dotyczy to na przykład faktury VAT i uznania nieprawidłowej stawki podatku VAT. Wtedy księgowa wystawia nową fakturę VAT-korekta w której następuje sprostowanie błędu.
Błędy w zapisach księgowych i ich poprawianie
Sposób poprawiania błędów w zapisach księgowych w księgach rachunkowych zależy jest od tego czy ewidencja jest prowadzona ręcznie czy przy pomocy programów komputerowych.
W pierwszym przypadku stosuje się czytelne skreślenie i wpisanie nowej treści, przy czym poprzednia musi być widoczna, a następnie konieczne jest opatrzenie jej datą i podpisem. Inaczej rzecz ma się z dokumentacją księgową prowadzoną w programach komputerowych. W tym przypadku stosuje się storna czerwonego lub czarnego, w zależności od błędu.
Storno to nic innego jak polecenie księgowania dotyczącego korygowania błędnych zapisów wpisywane w programie księgowym. Storno czarne można zastosować przy omyłkowym zaksięgowaniu kwoty, np. przy dostarczeniu materiałów do magazynu.
Z kolei storno czerwone może dotyczyć zapisu na tych samych kontach i po tych samych stronach co zapis korygowany, ale ze znakiem minus. Powoduje anulowanie błędnego zapisu i wpływu na obroty na kontach, których dotyczy. Może to dotyczyć sytuacji, w której zapłata wobec kontrahenta przelewem zostaje zaksięgowana jako zapłata z udzielonego kredytu bankowego, przez co salda się nie zgadzają.
Błędy ujawnione po zamknięciu ksiąg rachunkowych za dany rok podatkowy
Przedsiębiorcy, którzy muszą prowadzić księgi przychodów i rozchodów, zobowiązują do tego firmy rachunkowe. Do obowiązków księgowej poza prowadzeniem ksiąg rozrachunkowych jest sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych, które zatwierdza biegły rewident. W przypadku stwierdzenia błędów w takim sprawozdaniu, które zostało już zatwierdzone, korekty dokonuje się w bieżącym roku obrotowym. Jeśli błędy znajdzie się przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego, powinno zostać skorygowane w księgach rachunkowych tego roku za który sporządza się sprawozdanie.
Błędy w księgach rozrachunkowych – działania kontrolne
Niezależnie czy popełnione błędy księgowe dotyczą dokumentów źródłowych, urządzeń ewidencyjnych czy też zestawień pomocniczych i kontrolnych, konieczne jest po poprawieniu błędów, zgodnie z wytycznymi ustawy o rachunkowości i dokonanie działań kontrolnych.
Zatem księgowa musi jeszcze raz dokonać kontroli dokumentów księgowych, dokonać porównania zapisów w urządzeniach księgowych z dokumentacją źródłową, dokonywać inwentaryzacji składników majątku w określonych terminach, a także sporządzać zestawienia kontrolne, np. dotyczące kontrahentów i ich wierzytelności.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych jest niezwykle skomplikowane i wymaga znajomości wszelkich zmian w przepisach prawa podatkowego oraz nowelizacji ustawy o rachunkowości. Oczywiście programy księgowe są dużą pomocą, jednak bez odpowiedniej wiedzy merytorycznej nie jest możliwe prawidłowe działanie i rozliczanie poszczególnych przychodów i wydatków. Zatem taką pracę należy powierzyć wykwalifikowanej księgowej z doświadczeniem.
